数学与统计学院货物和服务采购管理
实施细则（修订）
为加强对货物和服务采购的规范管理，提高经费的使用效率，根据《厦门理工学院采购管理办法》（厦理工财资〔2018〕1号）的相关规定，经学院研究制定本实施细则。
一、组织机构
（一）学院成立由分管领导和资产管理员等相关人员组成的学院采购招标工作小组。
（二）学院党委纪检委全程参与采购招标工作，确保采购招标工作依法依规，公平公正。
二、采购预算编制
学院每年根据学校资产与设备处通知要求编制新一年度的大宗货物类采购预算和单笔超过100万的非大宗、服务类采购预算。由学院采购招标工作小组完成此项工作。
预算编制时会统计教工新一年度的大宗货物类的采购需求，并和学院的公共大宗货物类采购需求汇总编制。经学院主管院长审批后提交至学校资产与设备处。
最终预算方案，以厦门市财政局审批结果为准。
超出采购预算的大宗采购项目将不能实施。
三、采购申报流程
（一）重大项目
适用于单笔30万元及以上的货物、服务类项目、单笔50万元及以上的工程类项目的情况。
学院采购招标工作小组准备前期项目需求分析、市场调研、初步采购方案等相关材料，确定项目负责人和经办人。
学院采购招标工作小组组织专家进行重大采购项目论证。专家组成员需满足具有高级职称的技术人员5名，其中，校外专家至少2名，教学、科研类或信息化项目还应有相应职能部门代表参加。项目负责人和经办人不得作为专家组成员参与论证。（补充：工程类项目在组织论证之前，要通过后勤处委托中标的设计公司进行设计，准备好设计图纸和方案相关材料。）
论证结论体现为重大项目论证报告书和采购实施计划表，具体表格参见学院资产与设备处的最新模板。
相应论证结论、项目价格、经费来源要通过学院党政联席会议讨论通过。
后续采购流程由项目负责人和经办人配合学校职能部门跟踪推进。
（二）一般集中采购项目（不含工程类）
适用于单笔30万元及以下10万元以上的货物、服务类项目的情况。
学院采购招标工作小组准备前期项目需求分析、市场调研、初步采购方案等相关材料，确定项目负责人和经办人。
学院采购招标工作小组组织专家进行一般采购项目论证。专家组成员需满足具有副高级职称的技术人员1名以上，总人数在5人以上。
论证结论体现为一般项目论证报告和采购实施计划表，具体表格参见学院资产与设备处的最新模板。
相应论证结论、项目价格、经费来源要通过学院党政联席会议讨论通过。
后续采购流程由项目负责人和经办人配合学校职能部门跟踪推进。
（三）一般工程项目
适用于单笔50万元及以下15万元以上的工程类项目的情况。
学院采购招标工作小组完成项目需求分析工作，确定项目负责人和经办人。
项目经办人通过后勤处委托中标的设计公司进行设计。并将设计完成的图纸、报价、施工方案的材料，通过学校办公室完成外审。根据外审报告形成采购实施计划表。
相应论证结论、项目价格、经费来源要通过学院党政联席会议讨论通过。
后续采购流程由项目负责人和经办人配合学校职能部门跟踪推进。
（四）零星工程项目
学院采购招标工作小组完成项目需求分析工作，确定项目经办人。项目经办人向后勤处提出小额专项与零星修缮工程申请，后勤处会集中学校其他零星工程项目一起委托中标的设计公司进行设计，形成方案和报价。
项目金额超过2万元的要通过学院党政联席会议讨论通过。
（五）小额大宗项目
适用于10万元以下的大宗货物采购项目的情况。
经费来源为个人科研经费的，个人可以作为经办人发起申请，提交采购申请表和实施计划表（如果货型号非《政府大宗采购目录》中的型号要另外提供特殊采购说明），经由学院分管院长和主管院长审批后，委托学校资产与设备处进行采购。
经费来源为学院公共经费的，由学院采购招标工作小组指定经办人，完成上述申报流程。其中若设备为行政办公用途，只能采购《政府大宗采购目录》中的型号；科研用途的设备可以采购《政府大宗采购目录》以外的型号，要附上特殊采购说明。另外项目金额超过2万元的要通过学院党政联席会议讨论通过。
（六）小额非大宗项目
适用于10万元以下的非大宗货物、服务项目的情况。
单笔5万元以下的项目，经由学院分管院长和主管院长审批后，可由个人分散采购，应通过福建省政府采购网上超市、网上竞价平台、天猫超市、京东超市、苏宁易购、万翔网商、易派客等网上电商平台，或向夏商、天虹、永辉、麦德龙、沃尔玛、大润发、家乐福等大型连锁超市等正规渠道采购。
单笔5万元以上的项目经由学院分管院长和主管院长审批后，应委托学院采购招标工作小组组织市场询价采购，应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家供应商进行比质比价，既可比价格，也可比质量和性能，还可综合择优，形成一般论证报告和采购实施计划，并附上论证的供应商的报价单材料，复印一份送至资产与设备处备案后，就可以按计划实施采购。
经费来源为学院公共经费的金额超过2万元的要通过学院党政联席会议讨论通过。
四、合同签订及履行
（一）单笔3万元及以上的采购应签订合同，合同签订的规范、要求及流程应按厦门市及学校有关合同管理的规定执行。其中：货物及工程类合同，付款方式一般应采用验收合格后付款，确需预付款的，不超过总额的30%，并要求供应商向学校提供等额银行预付款保函；服务类可依据总体工作量完成情况，在保证质量的前提下分期付款。
（二）合同条款应与采购文件、供应商响应文件及承诺书、中标、成交通知书一致，原则上不得对采购标的进行变更。但根据项目实际情况需要减少采购数量的，可以在合同中进行约定；需追加采购数量的，在不改变合同其他条款的前提下，三个月内可签订补充采购合同，但不得超过原合同价的百分之十，采购单价应以原中标单价下调5%作为增补的最高参照价（也可按不高于此参照价的价格向能提供相同产品的任何供应商询价后采购）；涉及重大变更的按规定可提交采购代理机构重新论证评审或重新启动采购流程。
（三）符合续期的服务项目延续合同的，学院应重新填报采购申请，经采购职能部门审批后报分管业务或联系校领导和分管采购校领导批示，属政府采购的项目还需报市财政局批复。
五、 验收、登记、报账
（一）学院应严格按照采购文件、供应商响应文件、承诺函、中标、成交通知书、合同约定条款等相关材料，对所采购货物、服务或工程进行验收，并出具书面验收报告。（货物、服务项目详见附件十一，工程项目见后勤处验收报告单）
（二）项目负责人和采购经办人不作为验收组成员，但应参与验收。总价30万元以下项目由学院组织验收，30万元及以上项目邀请归口管理职能、教辅部门参加。
（三）总价30万元及以上大型仪器设备应实行实物验收与技术验收制度。首先由学院组织人员对大型仪器设备进行常规检查，然后验收设备功能，连续调试、使用累计30日以上无故障并填写使用记录后，联系归口职能、教辅部门人员参加现场验收。
（四）工程项目由后勤处组织验收总。工程项目必须办理竣工决算后方可报账。
（五）项目负责人和经办人应及时办理相关资产登记报账手续，避免因拖欠款项给学校造成不良影响。
（六）验收不合格的项目，项目负责人和经办人应及时向采购职能部门反馈，如供应商在履约过程中存在以假乱真、以次充好等政府采购法律法规规定的违法违规情形,由采购职能部门向厦门市财政局报告，依法追究供应商经济、法律责任。
